Når du søker jobb i en statlig, kommunal eller fylkeskommunal virksomhet, kan navnet ditt bli offentlig etter søknadsfristen. Det betyr ikke at hele søknaden og CV-en automatisk publiseres. Men det betyr at jobbsøking i offentlig sektor har andre regler for åpenhet enn du kanskje er vant til fra private virksomheter. Her får du vite hva som står på søkerlisten, hvordan du kan be om unntak, og hvilket innsyn du selv kan ha som søker.
Hvorfor finnes det en offentlig søkerliste?
Offentlige virksomheter forvalter fellesskapets ressurser og skal kunne etterprøves. Åpenhet rundt hvem som søker og hvem som ansettes, gjør det mulig å kontrollere at prosessen foregår på en saklig måte. Derfor er hovedregelen at det settes opp en offentlig søkerliste når søknadsfristen har gått ut.
Etter offentleglova § 25 skal søkerlisten inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune for søkerne. DFØs arbeidsgiverportal forklarer den samme hovedregelen for statlige virksomheter. Listen kan bes om av journalister, andre søkere eller hvem som helst som ønsker innsyn. Den er altså ikke bare et internt dokument for ansettelsesutvalget. Samtidig er det viktig å skille søkerlisten fra selve søknaden. CV-en, søknadsbrevet, referansene og vedleggene dine står ikke på den offentlige søkerlisten.
Før du søker, bør du derfor vurdere om det kan få praktiske konsekvenser at navnet ditt blir kjent. Det kan være særlig relevant hvis nåværende arbeidsgiver ikke vet at du ser etter ny jobb, eller hvis rollen har stor offentlig interesse. Dette er ikke nødvendigvis en grunn til å la være å søke, men du bør kjenne hovedregelen før du trykker «send».
Kan du be om å bli unntatt?
Ja. Du kan be om at navnet ditt ikke tas med på den offentlige søkerlisten. Men det er ikke det samme som å ha krav på unntak. Virksomheten skal vurdere begrunnelsen din konkret, og terskelen kan være høyere for stillinger med stor offentlig interesse eller for søkere i fremtredende posisjoner.
Skriv derfor mer enn at du «ønsker konfidensiell behandling». Forklar hvilke konkrete ulemper offentliggjøring kan føre til. Det kan for eksempel være en reell risiko for et vanskelig forhold til nåværende arbeidsgiver, kunder eller andre samarbeidspartnere. Unngå dramatiske formuleringer som du ikke kan underbygge. En nøktern og presis begrunnelse er lettere å vurdere.
Det er virksomheten som avgjør om begrunnelsen er tilstrekkelig. Statens personalhåndbok beskriver at det skal legges vekt på den offentlige interessen knyttet til stillingen, og at søkere som ber om unntak skal varsles hvis ønsket ikke tas til følge. Da kan du få anledning til å trekke søknaden før navnet eventuelt blir offentlig.
Ikke vent til du ser listen. Be om unntak i søknadssystemet eller på den måten virksomheten beskriver i utlysningen. Hvis det ikke finnes et tydelig felt, kan du kontakte oppgitt kontaktperson og spørre hvordan du går frem. Ta vare på bekreftelsen og begrunnelsen du sendte.
Hva skjer hvis unntaket blir avslått?
Hvis virksomheten ikke godtar ønsket ditt, bør du få beskjed. Da står du i praksis overfor et valg: stå ved søknaden og bli oppført, eller trekke den. Les meldingen nøye og merk deg eventuelle frister.
Ikke trekk søknaden automatisk fordi situasjonen føles ubehagelig. Vurder hvor sannsynlig det er at noen faktisk ber om listen, hvilken interesse stillingen har, og hva konsekvensen vil være for deg. En offentlig liste kan vekke oppmerksomhet, men den forteller bare at du har søkt. Den sier ikke hvorfor, hvor aktivt du søker ellers, eller hvordan du ligger an i prosessen.
Hvis du velger å stå på listen, kan du forberede en kort og rolig forklaring dersom nåværende leder spør. Du trenger ikke dele alle vurderingene dine. Du kan for eksempel si at stillingen var relevant nok til at du ønsket å undersøke muligheten. Hold deg til det som er sant, og unngå å kritisere arbeidsplassen du allerede har.
Hvis du mener virksomheten har behandlet unntaksønsket feil, kan du be om en nærmere begrunnelse. Juridiske spørsmål kan avhenge av den konkrete saken. Da kan det være klokt å søke råd hos fagforeningen din eller en annen kompetent rådgiver fremfor å basere avgjørelsen på generelle tips.
Offentlig og utvidet søkerliste er ikke det samme
Som søker kan du også ha rett til mer informasjon enn det som står på den offentlige listen. En utvidet søkerliste er for partene i ansettelsessaken og inneholder flere opplysninger om søkernes utdanning og praksis. Den skal hjelpe søkerne å forstå hvem de konkurrerer med og gir et grunnlag for å vurdere prosessen.
DFØs ofte stilte spørsmål om rekruttering presiserer at alle søkere til en statlig stilling er parter i saken og kan be om innsyn etter reglene i forvaltningslovforskriften. Innsynsretten betyr likevel ikke at du får tilgang til alle interne vurderinger eller vite nøyaktig hvem som gikk videre i hvert intervjutrinn.
Hvis du ønsker den utvidede søkerlisten, følger du instruksjonene i søknadssystemet eller kontakter virksomheten. Be konkret om partsinnsyn eller utvidet søkerliste til den aktuelle stillingen. Vær oppmerksom på at opplysningene du får, skal behandles ordentlig. Ikke publiser eller videresend dem som om de var en åpen liste.
Slik forbereder du søknaden til offentlig sektor
Reglene om søkerlister endrer ikke hva som kjennetegner en god søknad, men offentlige ansettelser legger ofte stor vekt på dokumenterbare kvalifikasjoner. Les utlysningen nøye og svar konkret på kravene. Hvis det kreves en bestemt utdanning, autorisasjon, språkkompetanse eller erfaring, bør dette komme tydelig frem i CV-en.
Bruk de samme ordene som i utlysningen når de beskriver kompetansen din presist, men ikke kopier formuleringer uten å forklare hva du faktisk har gjort. Knytt erfaringene dine til oppgavene i stillingen. Et eksempel kan være mer nyttig enn tre generelle egenskaper.
Kontroller også at datoer, stillingstitler og utdanningsopplysninger er korrekte. Den utvidede søkerlisten kan bygge på informasjonen du registrerer, og mangler kan skape et uryddig bilde. Last opp dokumentasjon dersom systemet ber om det, men ikke legg inn sensitive opplysninger som ikke er nødvendige for søknaden.
Før du sender, kan du bruke denne korte sjekklisten:
- Har du forstått om arbeidsgiveren omfattes av reglene om offentlig søkerliste?
- Er du forberedt på at navn, alder, yrkestittel og kommune kan bli kjent?
- Trenger du å be om unntak, og har du skrevet en konkret begrunnelse?
- Vet du hva du vil gjøre hvis unntaket ikke godtas?
- Er CV og søknad tydelig knyttet til kvalifikasjonskravene?
Les mer: steg-for-steg guide til en god søknad.
Åpenhet trenger ikke stoppe deg fra å søke
For mange er offentlig søkerliste bare en formalitet. For andre er den avgjørende for om de søker. Det viktigste er at valget er informert. Les utlysningen og informasjonen i søknadssystemet, vurder konsekvensene og be om unntak tidlig hvis du har en konkret grunn.
Husk også at åpenheten gir deg rettigheter. Du kan be om innsyn i søkerlisten og som part få mer informasjon om kvalifikasjonene i feltet. Brukt på en ryddig måte kan dette gi bedre forståelse av prosessen, også hvis du ikke får jobben.
Du trenger altså ikke møte en offentlig søkerliste med enten frykt eller likegyldighet. Se den som en del av spillereglene i offentlig sektor: Navnet ditt kan bli synlig, unntak må begrunnes, og du har selv mulighet til innsyn. Når du vet dette på forhånd, kan du konsentrere deg om det viktigste, som er å vise hvorfor du er kvalifisert for stillingen.