hva er en administrasjonssekretær?
Som administrasjonssekretær gir du generell støtte til kontoret og utfører ulike administrative oppgaver. Det kan være alt fra å planlegge møter og bestille reiser til å forberede rapporter. Arbeidet ditt er i stor grad av sekretærmessig karakter. Du kan forvente oppgaver som å ta notater i møter, svare på telefoner og håndtere kontorets daglige logistikk. I tillegg samarbeider du ofte med flere ledere om ulike prosjekter, samtidig som du har oversikt over andre sekretærer.
Dersom du jobber i et spesialisert felt eller blir forfremmet til en stilling som ledende administrasjonssekretær, kreves det gjerne mer opplæring eller formell utdanning. I slike roller går arbeidsoppgavene utover det tradisjonelle sekretærarbeidet og inkluderer også praktiske oppgaver som å sørge for at kontoret er utstyrt med nødvendige forsyninger. Du håndterer også posten og koordinerer tidsskjemaer for ulike avdelinger.
Som administrasjonssekretær er du ofte et ansikt utad og en viktig informasjonskilde for både kunder og kolleger. Dette krever en høy grad av profesjonalitet og evnen til å beholde roen i ulike situasjoner og omgivelser. Dersom du jobber i et større selskap med mange ansatte, kan du også få ansvar for å utarbeide vurderingsrapporter for andre administrasjonssekretærer. Når nye medarbeidere ansettes, hjelper du ofte til med papirarbeid, opplæring og å klargjøre arbeidsplassen deres.
En administrasjonssekretær holder ofte styr på en komplisert kalender for flere ledere og mellomledere, både når det gjelder jobbrelaterte møter og private avtaler. Rollen innebærer også å utføre bransjespesifikk research og utarbeide dokumenter til presentasjoner og møter. De daglige oppgavene inkluderer korrekturlesing og utarbeidelse av ulike rapporttyper.
Tror du at stillingen som administrasjonssekretær passer dine organisatoriske ferdigheter? Da bør du lese videre for å finne ut hvilke kvalifikasjoner og egenskaper som er nødvendige for å lykkes i denne rollen.
finn din neste jobbgjennomsnittlig lønn for en administrasjonssekretær.
Lønnen til administrasjonssekretærer avhenger vanligvis av erfaring, kvalifikasjoner og arbeidssted. Ifølge utdanning.no kan en lærling eller nyutdannet kontormedarbeider forvente en årslønn på rundt 218 000 kroner. Etter hvert som man får mer erfaring og utvikler sine ferdigheter, kan lønnen stige til mellom 500 000 og 700 000 kroner årlig. I noen stillinger, spesielt i større bedrifter eller offentlig sektor, kan erfarne sekretærer tjene enda mer. Sjefssekretærer har en gjennomsnittlig årslønn på 647 000 kroner.
Mange arbeidsgivere justerer lønnen årlig basert på ansiennitet og utvidete arbeidsoppgaver. I tillegg til grunnlønnen tilbys det ofte andre goder, som for eksempel betalt ferie, pensjonsordninger og fleksible arbeidsordninger.
hvilke faktorer påvirker lønnen til en administrasjonssekretær?
Lønnen varierer ut fra arbeidsgiver og hvor mye erfaring du har. Utdanning og relevante sertifiseringer spiller også en viktig rolle for lønnsnivået. Jo bedre kvalifikasjoner og ferdigheter du har, desto mer verdifull blir du for arbeidsgiveren – og det kan gjenspeiles i høyere lønn. Ekstra kompetanse, som for eksempel å beherske flere språk, gjør deg mer attraktiv for selskaper som jobber internasjonalt, og dette kan også ha positiv innvirkning på lønnen. Hvor du jobber i landet kan også påvirke inntekten. I større byer er det ofte større etterspørsel etter administrasjonssekretærer, og lønnsnivået er vanligvis høyere enn i mindre tettsteder.
ulike typer administrasjonssekretær.
Det finnes flere ulike typer stillinger som administrasjonssekretær, avhengig av bransje og ansvarsområde:
- juridisk administrasjonssekretær: som juridisk administrasjonssekretær bistår du advokater og advokatassistenter med administrativt arbeid. Du håndterer klientdokumenter, gjør research og tar notater under klientmøter. Du mottar også post og sender ut brev på vegne av advokatene.
- administrasjonssekretær for toppledere: i denne rollen støtter du ledere på høyt nivå med deres daglige arbeidsoppgaver. Du setter opp arbeidsplaner, organiserer avtaler og skriver referater fra møter. I tillegg kan du få ansvar for administrative oppgaver som rekruttering og enkel regnskapsføring.
- administrasjonssekretær i kommunal sektor: som administrasjonssekretær i det offentlige bistår du ulike avdelinger i kommunen. Du hjelper også publikum med å få tilgang til kommunale tjenester og veileder dem i møte med det offentlige systemet.
arbeidshverdagen som administrasjonssekretær.
Å jobbe som administrasjonssekretær innebærer å bidra til at selskapet fungerer effektivt og at daglige rutiner går som de skal. La oss se nærmere på noen av de vanligste arbeidsoppgavene i denne rollen.
-
arbeidsbeskrivelse, administrasjonssekretær
Vanlige oppgaver for en administrasjonssekretær:
- håndtering av dokumentasjon: du har ansvar for selskapets dokumenthåndtering. Dette inkluderer å opprette, redigere og arkivere dokumenter fra ulike avdelinger, samt å sikre at administrative prosesser blir fulgt opp og fullført i tide.
- sekretær- og kontorarbeid: du utfører praktiske kontoroppgaver som å besvare telefoner, skrive brev og fordele post internt. Du organiserer møter og avtaler, bestiller forretningsreiser og holder orden i kalenderen til ledere.
- enkel regnskapsføring: du fører salgs- og kjøpsbilag, forbereder økonomiske oversikter og sørger for at regnskapet er korrekt ført. Du kan også få ansvar for kontantkassen og andre småutgifter.
- HR-oppgaver: du bidrar til å onboarde nye ansatte ved å bistå med nødvendige skjemaer og innsamling av dokumentasjon. Du oppdaterer også personalregistre for å forenkle lønnsutbetalinger og sikre korrekt administrasjon.
-
arbeidsmiljø
Som administrasjonssekretær jobber du vanligvis på et kontor. Noe reisevirksomhet kan forekomme, spesielt dersom du skal delta på arrangementer eller konferanser i regi av arbeidsgiveren. Da kan det være nødvendig å holde kontakt med reisebyrå. I enkelte tilfeller kan du også måtte reise for å bistå med gjennomføring av arrangementer eller hjelpe ledere med organisering.
Administrasjonssekretærer ansettes i et bredt spekter av virksomheter, blant annet sykehus, skoler, private selskaper og offentlige etater. Det er sjelden at rollen innebærer hjemmekontor, da det oftest forventes at du utfører arbeidet ditt fysisk på kontoret, som ofte ligger nært lederne du støtter. I mange tilfeller deler du kontorlokale med andre sekretærer. Noen virksomheter tilbyr imidlertid fjernarbeid i form av virtuelle sekretærstillinger.
-
hvem er dine kollegaer?
Avhengig av hvor du jobber, kan kollegaene dine være resepsjonister, maskinskrivere, andre sekretærer og personlige assistenter. Du kan også jobbe tett på administratorer og kontorsjefer, samt andre fagpersoner som prosjektledere, salgsledere og økonomisjefer.
-
arbeidstid
Den typiske arbeidstiden for en administrasjonssekretær er mandag til fredag fra kl. 08:00 til 16:00. Du forventes ofte å være til stede i virksomhetens åpningstider for å møte kunders behov og bistå ledelsen. De fleste stillinger som administrasjonssekretær er fulltidsstillinger, men i mindre bedrifter finnes det også deltidsstillinger, særlig hvis arbeidsmengden er lavere. I snitt innebærer jobben mellom 35 og 40 arbeidstimer i uken. Noen arbeidsgivere tilbyr fleksible arbeidstider. Det er sjelden at administrasjonssekretærer må jobbe kveld eller helg, med mindre det er spesifikke prosjekter som må ferdigstilles.
-
jobbutsikter
Som administrasjonssekretær kan du spesialisere deg innen en rekke bransjer, som IT, regnskap eller lønn. Med videre opplæring kan du gå inn i mer spesialiserte roller, som juridisk administrasjonssekretær eller administrasjonssekretær for ledere. Noen tar etter hvert på seg mer ansvar og går over i stillinger som kontorsjef eller administrator. Med lederutdanning og kurs innen administrasjon er det også mulig å kvalifisere seg til lederroller.
-
fordeler ved å finne en administrasjonssekretærjobb gjennom Randstad
Det å finne en administrasjonssekretærjobb gjennom Randstad kommer med mange fordeler, deriblant:
- et bredt utvalg av opplærings- og utviklingsmuligheter
- en erfaren kontaktperson som kan gi hjelp om nødvendig
- en rekke muligheter i ditt nærområde
- få betalt ukentlig eller månedlig, avhengig av jobben
- midlertidige og faste kontrakter
Ønsker du en fast stilling? En midlertidig jobb som administrasjonssekretær kan ofte være et springbrett til en attraktiv fast jobb. Hvert år får tusenvis av mennesker fast ansettelse hos gode arbeidsgivere takket være en midlertidig jobb formidlet gjennom Randstad. I tillegg rekrutterer mange selskaper sine faste ansatte direkte via Randstad!
ferdigheter og utdanning for administrasjonssekretærer.
Kvalifikasjoner som kreves for å bli administrasjonssekretær:
- utdanning: det er vanlig å ha en relevant utdanning innen administrasjon eller økonomi. Mange velger yrkesfaglig utdanning (Vg1 og Vg2) i administrasjon og økonomifag, som gir grunnleggende ferdigheter i kontorarbeid, regnskap og kundeservice. Etter fullført videregående kan en også ta fagskoleutdanning innen kontor- og administrasjonsfag, som gir mer fordypning og bedre jobbmuligheter.
- lærlingplass: et avansert lærlingløp i forretningsadministrasjon gir deg praktisk erfaring og ferdighetene du trenger i yrket. Du må som regel ha generell studiekompetanse og være villig til å jobbe minst 30 timer i uken.
- arbeidserfaring: det er en fordel å ha noe erfaring fra kontormiljø for å få jobb. For eksempel kan du starte som praktikant eller i en nybegynnerstilling, som resepsjonist, for å bygge erfaring.
ferdigheter og kompetanse.
Dette er noen av de administrative ferdighetene og kompetansene som kreves i rollen:
- tekniske ferdigheter: Du må ha tekniske ferdigheter for å kunne utføre dataregistrering, administrere kalendere og utarbeide rapporter. Du bør kjenne til ulike programmer som regneark, CRM-systemer (kundeoppfølging) og digitale hjelpesystemer. Teknologikunnskap hjelper deg med å utføre oppgavene dine raskt og effektivt.
- kommunikasjonsevner: gode kommunikasjonsferdigheter er helt essensielt. Arbeidsgiveren må kunne stole på at du representerer virksomheten på en profesjonell og tillitsvekkende måte. Du må kunne uttrykke deg klart og høflig, og ha en vennlig og positiv fremtoning i møte med kunder og besøkende.
- organiseringsevne: som administrasjonssekretær må du kunne holde orden i både egne og andres systemer. Du organiserer gjerne teamets tidsplaner, filer og arrangementer. Gode organiseringsevner gjør det enklere for andre å følge arbeidsflyten din, og bidrar til at viktige dokumenter ikke forsvinner.
- tidsstyring: du fungerer ofte som en ressurs for mange ulike avdelinger i bedriften, og det kan være krevende å rekke over alt. Effektiv tidsstyring gjør at du klarer å prioritere og planlegge dagen godt, slik at du kan hjelpe alle som trenger det. Dette øker både produktiviteten og kvaliteten på arbeidet ditt – og gjør deg til en enda mer verdifull medarbeider.
ofte stilte spørsmål.
Her er de vanligste spørsmålene rundt jobben som administrasjonssekretær:
-
hva er typiske eksempler på administrative oppgaver?
Noen av de mest vanlige administrative oppgavene inkluderer å ta imot besøkende, sette opp telefonsamtaler og holde orden på dokumenter og arkiver. Mange administrasjonssekretærer har også ansvar for å planlegge reiser for ledere, samt koordinere møter og avtaler for overordnede.
-
hva er de 3 viktigste ferdighetene til en administrasjonssekretær?
De tre viktigste ferdighetene for en administrasjonssekretær er kommunikasjon, organisering og tidsstyring. Evnen til å være produktiv og ferdigstille oppgaver innen gitte tidsfrister bidrardirekte til bedre drift og effektivitet på arbeidsplassen.
-
hva gjør en administrasjonssekretær?
Som administrasjonssekretær har du ansvar for å holde kontoret i gang. Du setter opp avtaler, skriver og sender ut korrespondanse, organiserer dokumenter og tar notater i møter.
-
hvordan blir jeg en administrasjonssekretær?
Du kan kvalifisere deg til rollen ved å fullføre yrkesfaglig utdanning (Vg1 og Vg2) i administrasjon og økonomifag. Det finnes også lærlingordninger for administrasjonssekretærer som kombinerer arbeidserfaring med opplæring.
-
hva er forskjellen mellom en sekretær og en administrasjonssekretær?
Rollen som administrasjonssekretær handler ikke bare om rutinepregede kontoroppgaver. Du deltar også i prosjekter og kan ha medansvar i beslutningsprosesser. Sekretærer utfører som regel kun kontorarbeid og arbeider ofte under administrasjonssekretærer.
-
hvordan søker jeg på ledige stillinger som administrasjonssekretær?
Det er enkelt å søke jobb som administrasjonssekretær: Opprett en Randstad-profil og søk etter ledige administrasjonssekretærstillinger der du bor. Deretter sender du oss en CV og søknadsbrev. Trenger du hjelp med søknaden? Sjekk ut alle våre jobbsøkingstips her!
