Når du nærmer deg slutten av en ansettelsesprosess, kan arbeidsgiveren ønske å kontrollere mer enn det som står i CV-en. Det kan være helt ordinært, for eksempel å ringe en referanse eller bekrefte en utdanning. I enkelte stillinger kan det også være aktuelt med kredittvurdering, politiattest eller en mer omfattende bakgrunnssjekk.
Det betyr ikke at en arbeidsgiver fritt kan samle inn alle opplysninger som finnes om deg. Informasjonen må behandles etter personvernreglene, og noen typer opplysninger kan bare innhentes når det finnes et tydelig behov eller en særskilt hjemmel. Som jobbsøker bør du få vite hva som skal undersøkes og hvorfor.
En bakgrunnssjekk er ikke én bestemt kontroll
Begrepet bakgrunnssjekk kan brukes om svært forskjellige ting. Én arbeidsgiver nøyer seg med å kontrollere datoer, stillingstitler og referanser. En annen kan ha lovpålagte krav knyttet til sikkerhet eller vandel. Derfor bør du ikke anta at ordet betyr det samme i alle prosesser.
Datatilsynet understreker at opplysninger som samles inn om kandidater, er personopplysninger. Arbeidsgiveren må blant annet informere jobbsøkerne om behandlingen, legge til rette for rettighetene deres, slette opplysninger som ikke lenger trengs og sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Hvis du får beskjed om at det skal gjøres en bakgrunnssjekk, er det rimelig å spørre hva den omfatter, hvem som utfører den, hvilke kilder som brukes og når opplysningene slettes. En seriøs prosess bør tåle slike spørsmål.
Referanser og opplysninger i CV-en
Den vanligste kontrollen er ofte at arbeidsgiveren snakker med personer som kjenner arbeidet ditt. Du bør alltid spørre før du oppgir noen som referanse. Fortell også rekruttereren dersom nåværende leder ikke kan kontaktes fordi arbeidsgiveren din ikke kjenner til jobbsøkingen.
Arbeidsgiveren kan også ønske å bekrefte utdanning, sertifikater, autorisasjoner eller tidligere arbeidsforhold. Gjør denne delen enkel ved å bruke korrekte datoer og stillingstitler, og ved å ha dokumentasjon tilgjengelig når den er relevant. Er du usikker på en dato, er det bedre å kontrollere den enn å gjette.
Mindre avvik trenger ikke være dramatiske, men en forklaring er bedre enn at arbeidsgiveren oppdager en forskjell uten sammenheng. Kanskje hadde du en intern tittel som ikke gir mening utenfor virksomheten, og har brukt en mer forståelig beskrivelse i CV-en. Da kan du forklare både den formelle tittelen og hva rollen faktisk innebar.
Kredittvurdering krever en tydelig sammenheng med stillingen
En kredittvurdering inneholder detaljerte opplysninger om privatøkonomien din. Datatilsynet skriver at slike opplysninger som hovedregel ikke kan hentes inn uten rettslig grunnlag. Arbeidsgivere kan i visse tilfeller benytte seg av legitime interesser som grunnlag for kredittsjekk. Dette forutsetter imidlertid at kontrollen er strengt nødvendig, og at arbeidsgiverens behov veier tyngre enn kandidatens personvern.
Datatilsynet beskriver tre forhold som typisk kan tale for kredittvurdering: Stillingen har en høyere funksjon, innebærer stort økonomisk ansvar, og kontrollen gjøres bare av kandidater som er aktuelle i sluttfasen. Det må være en klar sammenheng mellom stillingen og privatøkonomien. En økonomidirektør i en bank og en kassemedarbeider er eksempler Datatilsynet bruker for å vise at vurderingen kan bli forskjellig.
Blir du kredittvurdert, bør du altså kunne få en forståelig forklaring på hvorfor kontrollen er nødvendig for akkurat denne rollen. Opplysningene skal også slettes når de ikke lenger trengs for formålet.
Politiattest kan ikke kreves på generelt grunnlag
En arbeidsgiver kan bare kreve politiattest når det finnes hjemmel i lov eller forskrift. Datatilsynet sier at kandidaten kan be om å få vite hvor denne hjemmelen står. Dersom en stilling krever politiattest, bør dette gjøres kjent i utlysningen.
Det er du som søker om politiattesten. Politiet sender attesten til deg, og du leverer den videre til arbeidsgiveren eller oppdragsgiveren. Hvilke opplysninger som vises, avhenger blant annet av formålet og typen attest.
Hvis arbeidsgiveren ikke har adgang til å kreve politiattest, kan de heller ikke omgå reglene ved å be deg erklære at du ikke har noe negativt registrert. Får du et krav du ikke forstår, kan du be arbeidsgiveren oppgi formålet og hjemmelen før du søker.
Noen spørsmål er forbudt eller sterkt begrenset
En bakgrunnssjekk gir ikke arbeidsgiveren fri adgang til privatlivet ditt. Likestillings- og diskrimineringsombudet opplyser at hovedregelen er at arbeidsgiveren ikke skal innhente opplysninger om blant annet etnisitet, religion, livssyn, seksuell orientering, kjønnsidentitet, politisk syn, fagforeningsmedlemskap, funksjonsnedsettelse, graviditet, adopsjon eller familieplanlegging.
For enkelte opplysninger kan det finnes snevre unntak når de er saklig relevante for jobben. Det er derimot aldri tillatt å spørre om graviditet eller planer om å få barn. Helseopplysninger er også regulert, og arbeidsgiveren kan ikke bare be om generell helseinformasjon fordi det kan være interessant.
Hvis du får et spørsmål som føles uvedkommende, kan du be intervjueren forklare hvordan det er relevant for arbeidsoppgavene. Du kan også dreie svaret mot det arbeidsgiveren faktisk trenger å vite: om du kan utføre jobben og om du eventuelt trenger tilrettelegging.
Slik forbereder du deg uten å bli unødig urolig
Det beste du kan gjøre, er å sørge for at opplysningene du selv gir, er presise. Kontroller datoer, utdanninger og sertifikater. Snakk med referansene dine og avklar når de kan kontaktes. Se også gjennom hva som er offentlig tilgjengelig på profesjonelle profiler, slik at informasjonen er oppdatert og ikke motsier CV-en ved en feil.
Du trenger ikke forsøke å bygge en kunstig perfekt digital identitet. Skill heller mellom privat og profesjonelt, og vær forberedt på å forklare relevante forhold ærlig dersom arbeidsgiveren spør på en lovlig og saklig måte. Oppdager du feil i en kontroll, bør du si fra raskt og konkret. Be om å få vite hvilken opplysning som er brukt, forklar hva som er feil og legg frem dokumentasjon dersom du har det. Personvernreglene gir deg rettigheter knyttet til opplysninger som behandles om deg, men hvordan du bør gå videre, avhenger av situasjonen.
Datatilsynet viser blant annet til rett til informasjon, innsyn, retting og sletting. Virksomheter skal som hovedregel hjelpe deg med å bruke disse rettighetene gratis og innen én måned. Hvis du mener personvernrettighetene dine er brutt, anbefaler Datatilsynet at du først kontakter virksomheten som behandler opplysningene. Har virksomheten et personvernombud, kan dette også være et naturlig kontaktpunkt.
Åpenhet bør gå begge veier
Det er forståelig at arbeidsgivere vil kontrollere opplysninger før de ansetter. En god bakgrunnssjekk er likevel målrettet, relevant for rollen og åpen overfor kandidaten. Det bør ikke være en jakt etter alt som kan finnes.
Spør derfor hva som skal undersøkes og hvorfor. Når du vet forskjellen på en ordinær referansesjekk, en kredittvurdering og et lovhjemlet krav om politiattest, blir det lettere å møte prosessen rolig og samtidig ta vare på egne rettigheter.
Les mer: tillit i arbeidslivet er din nye nøkkel til frihet.