tilrettelegg for fleksibilitet

Infosys, et selskap basert i India, oppdaget at en av fordelene med en mer hybrid modell er at det gjør at flere kvinner kan få innpass i arbeidslivet. Denne fordelen vil imidlertid bare være gjeldende hvis teamlederne har en empatisk tilnærming med rom for større fleksibilitet for fjernarbeid.

Siden vi fortsatt er midt i prosessen med å bygge en hybrid arbeidsplass, bør ikke teamlederne ta for gitt at de forstår utfordringene arbeidstakerne står overfor. Faktum er at pandemien har gitt grobunn for et sterkt ønske om en sunn balanse mellom arbeid og fritid, og en fersk Randstad-studie viser at 62 % av de ansatte ville sluttet i den nåværende jobben deres til fordel for en mindre attraktiv stilling hvis den innebar større fleksibilitet.

For å eliminere risikoen for gjennomtrekk i bedriften må lederne gi et visst rom for fleksibilitet i en mer hybrid arbeidshverdag. Ledere må også snakke direkte med de ansatte om hvilke utfordringer de har med balansen mellom jobb og fritid, før de begynner å legge frem forslag til løsninger.

reduser utbrenthet

Teamlederne må ta proaktive grep for å unngå utbrenthet blant de ansatte. Begynn med å redusere antallet virtuelle møter ved å bare kalle inn til møter som er helt nødvendige for at teamet skal kunne gjøre jobben sin, og bruke andre kommunikasjons- og administrasjonsverktøy som et supplement for at teamet skal holde kontakten. I tillegg kan du vurdere å legge inn egne «ikke forstyrr»-perioder for teamet der de kan jobbe uten avbrytelser. For eksempel har Citigroup Zoom-frie fredager for å sikre at de ansatte har minst én dag der de kan fokusere helt og fullt på egne jobbting.

4. fokuser på inkludering

Maru Flores, leder for Global Collaboration & Client Productivity Services hos Ford, forteller at ’det viktigste med den hybride arbeidsmodellen er at man må sørge for at de som jobber på kontoret, og de som jobber hjemmefra, føler like sterk tilknytning til arbeidsplassen’. Men det kan være ganske utfordrende å skulle inkludere alle til enhver tid på en hybrid arbeidsplass. Det viktigste er at lederne forstår disse utfordringene og finner måter å skape en felles arbeidsopplevelse på for de som jobber eksternt, og de som jobber på kontoret.

etabler synkroniserte kommunikasjonskanaler

En av de største utfordringene med inkludering i en hybrid arbeidsmodell er knyttet til teamkommunikasjon. På kontoret hender det rett som det er at man snakker sammen, uten at informasjonen fra disse samtalene når ut til dem som jobber eksternt. Tross alt er det fysisk kommunikasjon som har preget arbeidshverdagen for de fleste arbeidstakerne gjennom hele karrieren. For å ta tak i denne utfordringen må ledere rekalibrere tilnærmingen de har til kommunikasjon på arbeidsplassen, og investere i en pakke med digitale verktøy som tilrettelegger for sømløs kommunikasjon mellom teammedlemmer.

skap inkluderende møterom

Uansett hva slags hybrid arbeidsmodell organisasjonen din utvikler, er det stor sannsynlighet for at mange møter kommer til å ha en blanding av fysiske og eksterne deltakere. Dermed må du sørge for at det etableres samarbeidsområder som er ideelle for hybridmøter.

For eksempel har Google etablert «campfire»-områder med en blanding av sitteplasser og skjermer plassert i sirkel, der folk kan «samles rundt bålet». Skjermene er plassert i øyehøyde for å gi inntrykk av et tradisjonelt personlig møte. Selv om bedriften kanskje ikke har budsjett til å lage såpass forseggjorte møterom, er det likevel viktig å sørge for at teamene har verktøyene og utstyret som kreves for å skape inkluderende områder der folk kan møtes.

aktiv anerkjennelse av ansattes prestasjoner

Studier viser at programmer for anerkjennelse av ansattes prestasjoner kan gi 2,5 ganger høyere engasjement i bedriften. En investering i anerkjennelse for gode arbeidsprestasjoner eller justering av eksisterende programmer for dette så de blir bedre egnet for den hybride arbeidsmodellen, kan være en super måte å sørge for inkludering på arbeidsplassen på. Vurder å legge opp til regelmessig anerkjennelse av ansattes prestasjoner, for eksempel knyttet til et bonusprogram eller virtuelle møter med hele avdelingen eller selskapet der du fremhever gode prestasjoner.

5. tilrettelegg for objektive prestasjonsmålinger

En annen utfordring ved fjernarbeid er knyttet til å overvåke de ansattes prestasjoner uten at det blir skjevheter i favør av de som jobber på kontoret. Faktum er at de fleste lederne dine alltid har brukt det de observerer i det daglige arbeidet for å vurdere de ansattes innsats og prestasjoner. Med en hybrid arbeidsmodell må disse lederne endre måten de vurderer det daglige arbeidet på. Her er noen tips til hvordan dere kan få til dette.

etabler en strukturert prosess for prestasjonsvurderinger

Studier gjennomført i Storbritannia før pandemien viste at folk som jobbet eksternt, hadde 50 % lavere sjanse for å bli forfremmet enn kollegene deres som jobbet onsite. Selskaper som ønsker å gjøre den hybride modellen til en permanent ordning, må bli bedre på dette. Begynn med å etablere en strukturert prosess for prestasjonsvurderinger som minimerer ubevisste skjevheter (bias) ved å inkorporere tydelige KPI-er for arbeidsplassen og bruke disse i tillegg til direkte observasjoner.

bygg tillit mellom ledere og ansatte

For at den hybride arbeidsmodellen skal fungere, må lederne ha tillit til de ansatte – særlig når de jobber eksternt. Det er umulig å mikroadministrere fjernarbeidere samtidig som man forventer at de skal fortsette å være like produktive gjennom hele arbeidsdagen. Selv om mange ledere uttrykker bekymring for produktiviteten når folk ikke jobber på kontoret, viser studier at ansatte som jobber hjemmefra, er 24 % mer produktive.

Ledere som ikke har oppnådd den nødvendige tilliten til teamet, kan vurdere andre metoder for å spore produktiviteten til dem som jobber eksternt. For eksempel bruker det malaysiske selskapet ADA et enkelt Excel-skjema der de ansatte skal fylle ut diagrammer for daglige arbeidsoppgaver, slik at lederne kan spore fremdriften i arbeidet uansett hvor folk jobber fra.

gi regelmessig tilbakemelding

Hvis du ikke passer på, kan noen ansatte fort føle at de faller mellom to stoler. Lederne kan redusere denne følelsen av usikkerhet ved å komme med regelmessige tilbakemeldinger. I et kontorbasert arbeidsmiljø får man gjerne sporadiske tilbakemeldinger i løpet av dagen. Når deler av arbeidsstyrken jobber eksternt, begrenses muligheten til å ha slike tilfeldige møter på arbeidsplassen. Derfor må lederne gjøre det til en vane å gi verdifulle tilbakemeldinger via andre kommunikasjonskanaler.

Hvis du treffer proaktive tiltak for å forberede teamlederne dine på overgangen til en hybrid arbeidsplass, har du kommet et langt skritt videre i å sørge for at overgangen blir så smertefri som mulig for arbeidsstyrken som helhet. Last ned miniguiden vår for å lese mer om hva du kan gjøre for å styrke engasjementet på den hybride arbeidsplassen.

kategorier

tagger