øk produktiviteten: effekten av uforutsett fravær og redusert effektivitet på jobb.

Du har 100 viktige ordre som må ferdigstilles innen uken er omme. Mandag og tirsdag viser det seg at en av de viktigste produksjonsarbeiderne er borte fra jobben. Onsdag og torsdag er det en annen på produksjonsteamet som ikke presterer som hen pleier. Når fredagen kommer, stresser du som besatt for å få fullført prosjektet.

Høres det kjent ut? Hvis dette er noe som skjer ofte, kan det være at du har et problem med jobbfravær og det som på engelsk kalles presenteeism, eller sykenærvær. Nedenfor skal vi fortelle om hvert av disse konseptene, og hvordan du kan ta grep for å redusere begge og øke produktiviteten på arbeidsplassen.

hva er presenteeism eller sykenærvær?

Sykenærvær viser til situasjonen der ansatte er til stede på arbeidsplassen til tross for at deres helseplager forhindrer dem fra å arbeide på sitt vanlige nivå. Fravær som er godkjent på forhånd, som ferie, telles ikke med når det uplanlagte fraværet beregnes.

hva skyldes uforutsett fravær?

Noen ganger er uplanlagt fravær et resultat av udiagnostisert fysisk sykdom. Andre vanlige årsaker er:

• psykisk sykdom: I en rapport publisert av Health and Safety Executive i Storbritannia i 2021 skyldtes over 50 % av sykefraværet stress, angst og depresjon.
• mobbing: Ansatte som blir utsatt for mobbing og trakassering på jobben, kan holde seg hjemme fra jobb for å unngå ubehageligheter. En spørreundersøkelse i regi av Monster.com viste at over 50 %av respondentene opplevde at de ble mobbet av sjefen eller lederen.
• mistrivsel: De ansatte kan føle seg desillusjonert, at de mistrives eller at de kjeder seg på jobben. Disse kan også være aktivt på utkikk etter en annen jobb.
• utbrenthet: Når folk føler seg stresset og utslitt over lang tid, ender det gjerne med at de møter veggen. McKinsey Health Institutes Employee Mental Health and Wellbeing-undersøkelse fra 2022 avdekket høye tall for utbrenthet verden over, fra 19 % (Mexico og Sveits) opp til 38 % (India).
• omsorgsforpliktelser: Personer som må ta seg av aldrende foreldre, handikappede slektninger og barn må ofte ta seg ekstra fri fra jobben.

Eksempel 1: Jon har følt seg deppa i flere måneder, og klarer knapt å komme seg ut av sengen om morgenen. Han synes ingenting er interessant lenger, inkludert jobben, og ringer ofte og sykmelder seg i siste sekund.

Eksempel 2: Sara har en kollega som hele tiden kritiserer arbeidet hennes, og som kommer med uønskede tilnærmelser når lederen ikke er der. Hun synes dette er ubehagelig, og holder seg unna kontoret i den grad hun kan.

Eksempel 3: Janne og mannen hennes har hovedansvaret for å ta seg av begges gamle og syke foreldre. Minst et par ganger i måneden må de ta seg fri fra jobben for å bli med på legebesøk eller bistå i akutte situasjoer.

hva er sykenærvær?

Når man har ansatte som ikke presterer ordentlig på jobb, enten på grunn av sykdom, psykiske problemer eller manglende motivasjon, kalles dette gjerne «sykenærvær» – eller «presenteeism» på engelsk. De bruker gjerne lengre tid på å fullføre arbeidsoppgaver fordi de blir sittende og stirre ut i luften, tar hyppige pauser eller jobber tregere enn kollegene.

Det kan være vanskelig å definere hvilke ansatte som passer inn under denne definisjonen, siden de gjerne befinner seg fysisk på arbeidsplassen, men er mentalt frakoblet. Noen ganger merker man ikke at dette skjer før den ansatte er borte fra jobben eller slutter, og man oppdager at masse jobb ikke er gjort.

hva skyldes sykenærvær?

sykenærvær er et utbredt frenomen, som både forekommer på kontoret og når man jobber hjemmefra. Det kan være vanskelig å måle det, så det snakkes ikke like ofte om som jobbfravær, men det er minst like utbredt. Det kan skyldes både godhjertede hensikter og mangel på motivasjon – her er noen eksempler:

• ikke nok sykedager: Hvis de ansatte har gått tom for sykedager, kan det være at de stiller på jobben også selv om de er syke og ikke kan gjøre jobben skikkelig.
• lojalitet: Ansatte som føler at de ikke er i stand til å jobbe av en eller annen grunn, kan fortsatt møte opp på jobb på grunn av en følelse av lojalitet overfor lederen eller selskapet.
• underbemanning: Ansatte som er syke eller på annen måte egentlig ikke i stand til å jobbe, kan møte opp for å kompensere for manglende personell på jobben.
• frykt for å miste jobben: Mange stiller på jobb selv om de ikke er i stand til å konsentrere seg, fordi de er redde for konsekvensene av å ikke møte opp.
• følelse av uunnværlighet: Når enkeltansatte håndterer brorparten av arbeidsoppgavene eller har ansvaret for resultatene til avdelingen, kan det hende at de føler at de ikke kan ta seg fri – selv om de egentlig burde det.
• kjedsomhet: Ansatte som mangler motivasjon i jobben, kan benytte seg av enhver sjanse til å unngå å faktisk jobbe. Dette gjelder særlig for arbeidstakere som har repetitive og monotone arbeidsoppgaver, eller som ikke får muligheter til faglig utvikling eller forfremmelse.

Eksempel 1: Mikkel har en kronisk sykdom. Han har brukt opp alle sykedagene, men er avhengig av å få utbetalt full lønn for å håndtere de faste utgiftene. Han møter opp på jobben hver dag, uansett om han føler seg dårlig, og det gjenspeiler seg i arbeidet han gjør.

Eksempel 2: Ivar er kontrollfrik. Hvis han er syk, dukker han likevel ofte opp på jobben fordi han ikke stoler på at kollegene kommer til å gjøre ting riktig.

Eksempel 3: Jon føler at alt nå bare handler om å holde ut til han går av med pensjon. Han kommer på jobb hver dag, jobber så lite som mulig og bruker heller tiden på å skravle med kollegene.

hvilke konsekvenser har jobbfravær og sykenærvær for organisasjoner?

Både jobbfravær og sykenærvær er problematisk i enhver organisasjon. Når ansatte ikke møter på jobb, daler produktiviteten idet arbeidsoppgaver ikke blir utført, eller kollegene må utføre dobbelt arbeid.  Når man stiller på jobb, men ikke er motivert, er distrahert eller smitter kollegene, går det også ut over produktiviteten.

En undersøkelse i regi av Statista Research Department i 2022 avslørte at over 54 % av eiendomsforvaltere opplevde at uønsket fravær var en betydelig faktor i den daglige virksomheten – opp syv prosentpoeng fra året før.

Det globale forsikringsmegler-firmaet Lockton presenterte en rapport i 2022 med tittelen «Waking up to Absence». Blant hovedpunktene i rapporten finner vi de ekstremt høye kostnadene forbundet med uønsket jobbfravær, blant annet produktivitetstap, redusert motivasjon og svekket sikkerhet for de ansatte. I tillegg fant selskapet at arbeidstakere som ofte er borte fra jobben (over 79 dager i året), har 75 % sannsynlighet for å slutte i jobben.

Sykenærvær bør være vel så bekymringsverdig for arbeidsgiverne.

En studie blant fengselsansatte i Storbritannia i 2020 fant en direkte kobling mellom hyppig «sykenærvær» og dårligere mental helse, dårligere jobbprestasjoner og svekket sikkerhet på arbeidsplassen.

Gallups «State of the Global Workplace»-rapport har tallfestet kostnadene for slikt «sykenærvær» – bedriftene taper hele 7,8 billioner dollar på grunn av lavere produktivitet som skyldes lavt engasjement og svak motivasjon.

Og som om ikke det er bekymringsverdig nok, viser Randstad’s Workmonitor 2023-undersøkelsen at arbeidstakerne ikke har motforestillinger mot å slutte i en jobb de opplever som faglig og personlig utilfredsstillende – særlig Gen Z (58 %) og millennials (54 %). Det betyr at ansatte som viser tegn på sykenærvær, med kjedsomhet og manglende motivasjon på jobben, kan være folk du må finne en erstatter til før du vet ordet av det.

Selv om det er store direkte og indirekte kostnader forbundet med fravær og manglende motivasjon, finnes det konkrete fordeler for arbeidsgivere som tar grep for å redusere disse problemene – særlig i små og mellomstore bedrifter som opererer med stramme marginer både når det gjelder personell og penger. Eksempler på dette er:

• reduserte personalkostnader
• forbedret motivasjon og arbeidsmoral
• økt produktivitet

slik takler du sykenærvær og uønsket jobbfravær

For å takle sykenærvær må man planlegge fremover, lytte til ansatte og gi god og riktig støtte. Les gjennom de følgende forslagene, som er kategorisert etter ulike motivasjonsfaktorer.

fysisk og psykisk sykdom

• oppmuntre syke medarbeidere til å bli hjemme til de er friske: Når syke ansatte holder seg hjemme, koster de til syvende og sist mindre for arbeidsgiver. De smitter ikke kollegene, og de produserer ikke dårligere arbeid som må rettes opp i.
• tilby screeningprogrammer på arbeidsplassen: Selskapsomfattende screeningprogrammer for diabetes, kreft eller høyt blodtrykk kan føre til at helseproblemer fanges opp før de blir alvorlige nok til å gå ut over oppmøtet.
• tilby tilrettelegging og støtte: Ansatte som får ekstra tilretteleggelse og hjelp med kroniske helseproblemer, føler seg gjerne mer positive og produktive enn de som ikke får dette – med dertil bedre oppmøte og fokus.

arbeidsmiljø

• invester i gode ledere: Gallups State of the Global Workplace-rapport fra 2022 avdekket at alle de fem hovedårsakene til at ansatte blir utbrent, har én ting til felles: En dårlig sjef. Faktisk kan én enkelt dårlig sjef være ødeleggende for en hel avdeling, og skape et miljø med høyt fravær og høy grad av sykenærvær. Lærings- og utviklingsprogrammer rettet mot å skape førsteklasses ledere, kan gi arbeidsmiljøet et stort løft.
• slå hardt ned på mobbing og trakassering på arbeidsplassen: Bruk anonyme spørreundersøkelser og avgangsintervjuer for å avdekke om det finnes personer som mobber eller trakasserer andre på arbeidsplassen. Følg opp med tiltak umiddelbart – begynn med opplæring, og hvis ting ikke bedrer seg, er oppsigelse en siste utvei.
• tilby utviklingsmuligheter: Arbeidstakere ønsker å utvikle seg, og 30 % er villige til å bytte jobb hvis det er det som skal til for å avansere, ifølge Randstads Workmonitor-rapport for 2023. I tillegg kan gode muligheter for opplæring og utvikling i jobben forebygge manglende motivasjon, som er en betydelig faktor for det mange i dag kaller «quiet quitting» – der man ikke nødvendigvis slutter på jobben, men arbeidsinnsatsen legges på sparebluss. Omskolering og kompetanseheving av nåværende ansatte kan styrke lagånden og motivasjonen på jobb, og kan sørge for at du sitter på ettertraktet kompetanse du ellers kanskje ville hatt problemer med å kapre.

planlegging

• undersøk mulighetene for hybrid- og fjernarbeid:Ikke alle selskaper eller avdelinger er egnet for virtuelt arbeid, men stort sett kan det å tilby de ansatte muligheten til å jobbe hjemmefra forebygge visse typer jobbfravær. I tillegg oppgir 40 % av arbeidstakerne i Randstad-undersøkelsen at fleksibilitet når det gjelder arbeidssted er avgjørende for om man takker ja til en jobb. 
• fleksibel arbeidstid: I tillegg til fleksibilitet med tanke på hvor man jobber, ønsker arbeidstakerne også å være med på å bestemme når. Ved å gå over til fleksitid eller firedagersuken får de ansatte større rom for å planlegge avtaler og ta seg av familien.
• barnepass: Fleksibilitet i arbeidslivet har enorme fordeler for arbeidstakere med barn. Ordninger med hjemmekontor, deltidsløsninger eller muligheten til å la ansatte bestemme arbeidstid selv kan bidra til å øke produktiviteten på jobb. Ciscos Global Hybrid Work-undersøkelse fra 2022 viste at hybridarbeid har bidratt til en bedre balanse mellom jobb og fritid, særlig med tanke på all reisetiden man slipper, og unødvendige tidstyver på kontoret.

slik kan Randstad bidra

Randstad har som oppdrag å støtte mennesker og hjelpe organisasjonene og de ansatte å realisere sitt fulle potensial. Vi kombinerer det nyeste innen rekrutteringsteknologi med et skreddersydd ansettelsesprogram for hver enkelt kunde. 

Randstad kan hjelpe deg å definere hva uønsket jobbfravær innebærer for akkurat din virksomhet, og tilby HR-støtte i form av blant annet fleksibel skiftplanlegging til et eget in-house-team som kan kartlegge de ansattes motivasjon og lagånd på jobben og iverksette opplæringsprogrammer.

Vi mener at folk som ikke får personlig oppfølging, blir mindre produktive over tid. Ved å få inn det menneskelige aspektet igjen vil du oppleve at de ansatte engasjerer seg i større grad i selskapet – uansett om de jobber onsite eller hjemmefra. Her kan vi bidra ved å samarbeide tett med HR-avdelingen din og tilby innsikt og fagkunnskap som gjør ledere i stand til å ta raskt og effektivt tak i problemer med uønsket jobbfravær og sykenærvær.

Dette er en oppdatert versjon av en artikkel som opprinnelig ble publisert 24. februar 2021